E-Procurement

Proyek :
Critically assess the claims made for cost savings and increased profitability available for e-procurement

Analisis :

Apakah E-procurement itu ?

Bank Dunia menyebutkan sebuah definisi berlapis tiga dari e-Procurement dari segi pemerintahan (electronic Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank Draft Strategy (2003). Tingkat pertama menyatakan bahwa e-GP adalah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor publik. Definisi tingkat kedua dan ketiga membuat perbedaan tipis antara e-tendering dengan e-purchasing. Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003) menyebut e-Procurement sebagai seperangkat teknologi, prosedur, dan langkah-langkah organisasional yang memungkinkan pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang yang ditawarkan oleh internet dan e-commerce. Pengertian ini mirip dengan definisi Bank Dunia tetapi menghilangkan “pengadaan karya”. Fitur e-Procurement Pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. Penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan. Menurut Sarzana Fulvio di S. Ippolito fitur utama e-Procurement meliputi :

1. Katalog elektronik untuk item-item standar / inti
2. Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis / bermacam-macam.
3. Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
4. Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
5. Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil
   

Sedangkan dalam kaitannya dengan B2B, Wikipedia menjelaskan e-procurement sebagai berikut,

e-procurement adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement juga kadang disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara khusus, situs-situs web e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi

Beberapa pengertian e-procurement yang lain dapat dilihat di sini

Menurut beberapa sumber, perusahaan yang telah menerapkan e-procurement dengan tepat mendapatkan banyak keuntungan, antara lain :

1. Pengurangan harga pembelian barang (5%-20%)
2. Pengurangan waktu proses pembelian (25%-30%)
3. Pengurangan waktu proses penagihan dan pembayaran
4. Pengurangan biaya administrasi
5. Peningkatan kemampuan untuk menciptakan/mengelola basis pasokan secara optimal
6. Memperlancar komunikasi pembeli-penjual
7. Menunjang pelaksanaan pembelian tepat waktu (just-in-time purchasing)
8. Menunjang pelaksanaan manajemen rantai pasokan (supply chain management)
9. Menunjang pelaksanaan kemitraan pembeli-penjual

Meski penerapan e-procurement ini menjanjikan banyak benefit dan beberapa perusahaan telah merasakan dampak positifnya, tetap saja implementasi sistem informasi seperti ini membutuhkan maintenance cost yang tidak sedikit. Bila yang terjadi justru sebaliknya, banyak error dan bug, baik dari software maupun human error, tidak menutup kemungkinan justru penerapan e-procurement ini akan membawa kerugian.

Karena itu, untuk mendapatkan hasil yang maksimal, perusahaan perlu mengadakan beberapa antisipasi dalam hal budgeting plan, training SDM, trial and error, serta yang terpenting adalah melihat kebutuhan perusahaan apakah perlu menerapkan sistem ini atau tidak (menempatkan diri dalam e-channel dengan benar dan telah melakukan analisis 6 strategic decision)

pic source : http://www.businessbreakthrough.co.uk/wp-content/uploads/2008/05/eprocurement-triangles.gif



pic source : http://www.esourcingsolutions.co.uk/Assets/eProcurement%20Page/eprocurement_diagram.jpg